Coffre-fort numérique

Pourquoi souscrire l’option Coffre-fort numérique ?

Vous souhaitez sécuriser, partager et organiser vos documents et fichiers.

Vous recherchez à accéder en tout lieu à vos informations et fichiers professionnels documents contentieux, réponses à vos demandes de garantie, courriers commerciaux.

Distribuez, dématérialisez, archivez en conformité avec les normes européennes en vigueur, les courriers stockés ont une valeur légale probante. L’accès sécurisé apporte une valeur juridique à la conservation des informations.

Plus votre entreprise est ancienne et plus elle se développe, plus vous stockez de données. Si vous stockez ces informations sur papier, elles vont commencer à prendre beaucoup de place. Plusieurs choses se produisent lorsque vous continuez à accumuler des documents imprimés. Les coûts de stockage augmentent, il est plus difficile de trouver les informations que vous recherchez et les fichiers prennent de plus en plus de place. De plus, les dossiers papier sont facilement endommagés et vous risquez de perdre des années de documents en cas d’incendie ou d’inondation.

Le stockage numérique est l’alternative. L’entreposage électronique des données d’entreprise ne pose pas les mêmes problèmes que le stockage physique et présente de nombreux avantages. Les data constituent un actif important pour toute entreprise, et pour certaines d’entre elles, c’est l’un des actifs les plus importants. La manière dont vous stockez vos données joue un rôle majeur dans la facilité d’accès, d’utilisation et de sécurisation de celles-ci.

Les dossiers papier répondent aux exigences minimales en matière d’entreposage des data. Vous pouvez garder les fichiers importants à portée de main et, s’ils sont organisés avec soin, vous serez en mesure de trouver ce que vous cherchez. Mais c’est à peu près tout. Le document imprimé donne un moyen de stocker des données, mais il ne vous permet pas de les utiliser efficacement. Vous pouvez consulter les data et les analyser pour établir un budget, prévoir la demande des clients et répondre à d’autres besoins de votre entreprise. Cependant, un système de stockage sur papier ne fait rien pour faciliter ces tâches.

La numérisation du stockage des informations vous permet de stocker de grands volumes de données dans un espace plus réduit que celui qu’occuperait le papier. Un système d’archivage électronique des data et de gestion des documents de qualité supérieure vous permet également d’aller au-delà du simple stockage des données. L’enregistrement électronique des data structurées et non structurées facilite la recherche et l’utilisation des données que vous stockez. Lorsque vous stockez vos données électroniquement plutôt que sur papier, il est facile d’analyser les mégadonnées et de les exploiter pour votre entreprise. Il est également facile de faire des copies de sauvegarde sans prendre beaucoup d’espace supplémentaire.

Dans quel cadre utiliser cette option ?

En fonction de l’intervenant et lors de la souscription (cette option est soumise à l’accord de l’assureur). Le coffre-fort vient se substituer au papier, il vous apporte efficacité, simplicité, et sécurisation, pour une intégrité de vos documents, une traçabilité et une pérennité qui seront garanties ! Avec le coffre-fort électronique, sauvegardez vos documents sous forme numérique en toute sécurité. Stockez automatiquement vos dossiers et disposez vos archives dans un endroit sûr.
L’accès au coffre-fort est illimité et disponible 24H/24. Sa capacité de stockage est aussi illimitée.

Quel est le coût d’un coffre numérique ?

Cette option est gratuite. Dans leur programme de digitalisation de leur processus, la plupart des assureurs crédit proposent ce type d’option dans leur contrat.

Le stockage des données est un élément clé de la réussite d’une entreprise. Vous devez stocker tous les fichiers que vous traitez actuellement dans les comptes fournisseurs, les rapports de dépenses et les autres départements dans un endroit où vous ne les perdrez pas. Les polices et les autres fichiers fréquemment utilisés doivent rester facilement accessibles.

Le stockage électronique de documents convient-il à toutes les entreprises ?

Dans le monde d’aujourd’hui, l’importance de l’enregistrement électronique des données fait du passage au numérique une bonne pratique pour toutes les entreprises. Même si vous souhaitez conserver des versions papier de certains documents, il doit y avoir des versions numérisées de ces documents pour servir de copies de sauvegarde. Assurez-vous de vérifier les exigences légales avant de détruire tout dossier, car certains pays exigent que vous conserviez des copies imprimées de certains documents.

En cas d’incendie, d’inondation ou une autre catastrophe, vos fichiers numérisés risquent moins d’être endommagés que le papier et peuvent être facilement récupérés en cas de besoin. L’espace d’archivage n’est plus un problème lorsque vous passez au numérique, surtout si vous confiez l’hébergement des copies à une société de stockage de données au lieu de maintenir vos propres serveurs. Le coût des frais généraux et du temps de travail des employés est minime par rapport à la difficulté de conserver de grandes quantités de papier. En plus de tous ces avantages, il suffit d’effectuer une recherche par mot-clé pour trouver un fichier numérisé.

Le passage au numérique est le moyen le plus efficace d’enregistrer et de stocker toutes les data qui circulent dans votre entreprise. En outre, la numérisation de vos dossiers est également une étape essentielle pour atteindre l’objectif insaisissable d’un bureau sans papier. Que vous optiez pour des serveurs sur site ou que vous louiez un système de stockage en nuage auprès d’une autre société, la gestion des documents numériques est plus respectueuse de l’environnement, prend moins de place que le dossier et est plus facile à rechercher, à copier et à sauvegarder.

Pourquoi choisir le stockage électronique des données

Voici les principales raisons pour lesquelles toute entreprise devrait commencer à stocker ses données électroniquement :

Le stockage électronique des données est plus efficace

L’archivage électronique vous permet de conserver des enregistrements tout en occupant moins d’espace de stockage physique. Vous pouvez commencer à utiliser le système pour stocker électroniquement les documents entrants dès qu’il est configuré. Vous pourrez également numériser les anciens dossiers dans le système pour libérer de l’espace et les rendre plus accessibles.

Si vous stockez les données sur l’un des sites de votre entreprise, les serveurs occuperont moins d’espace que le nombre de classeurs qui seraient nécessaires pour stocker la même quantité de data sur dossier. C’est plus efficace que le papier, mais cela nécessite toujours un entretien et une maintenance.

Si vous externalisez votre stockage numérique, vous n’utiliserez pas d’espace de stockage physique au sein de votre entreprise. Le tiers qui héberge votre stockage entretient tous les serveurs et assure une protection fiable des données. Vous louez de l’espace auprès d’eux et vous n’avez pas à vous soucier de la maintenance de vos propres serveurs.

L’enregistrement électronique protège les données

Si vous stockez des data sur papier, une seule catastrophe peut détruire des années d’archives. La paperasse étant fragile, un incendie ou une fuite d’eau peut rapidement détruire les documents. Et dans de nombreux cas, il n’y a aucun moyen de récupérer les données perdues.

Le stockage électronique des données vous permet de sauvegarder et de protéger automatiquement les informations importantes. Si les fichiers numériques peuvent être perdus ou détruits, les risques sont bien moindres qu’avec les papiers. Et comme les volumes numérisés prennent très peu de place, ils peuvent être sauvegardés à plusieurs endroits. Ainsi, si une version du fichier est perdue, vous pouvez facilement récupérer une version de sauvegarde des émissions numériques.

Le stockage des informations numériques est sécurisé

La sécurité est une préoccupation majeure pour les entreprises qui stockent des data par voie électronique et/ou en ligne. Certaines entreprises préfèrent conserver leurs fichiers numériques sur des serveurs internes afin de pouvoir superviser personnellement la sécurité. Si votre entreprise travaille avec des données très sensibles, cela peut être la meilleure option pour garder un contrôle direct sur la sécurité.

Cependant, toute société de stockage de data réputée avec laquelle vous travaillez s’engage à vous fournir la meilleure cybersécurité possible. En fait, elle peut souvent fournir une meilleure sécurité avec un coût plus faible que votre entreprise ne peut le faire en interne, car elle est spécialisée dans la protection des informations électroniques.

Les données électroniques permettent une meilleure visibilité

Le stockage des informations sous forme numérique vous permet de suivre les données plus facilement. Vous pouvez rechercher des enregistrements spécifiques à l’aide d’outils de recherche intégrés, ainsi que trier les ressources d’informations pour les rendre plus faciles à trouver. En quelques clics, les informations dont vous avez besoin sont au bout de vos doigts.

Cette visibilité accrue permet d’établir des rapports simples et de rationaliser les audits. Comme il est plus facile d’interagir avec les informations numériques, le stockage électronique des données contribue à optimiser votre flux de travail et vous permet d’utiliser les données que vous collectez de manière plus stratégique.

Les data deviennent plus accessibles

Les données électroniques sont beaucoup plus accessibles que les fichiers papier. Même avec un serveur interne, tout employé disposant des autorisations nécessaires peut accéder aux fichiers numériques sans problème. Vous pouvez même configurer un accès à distance si vous le souhaitez.

Si vous sous-traitez à une société de stockage dans le cloud, vous pourrez accéder à vos data depuis n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil, à condition de disposer des bons mots de passe. Menez vos activités en toute liberté et partagez les informations au sein de votre entreprise de manière simple, efficace et sécurisée.

Le stockage des données s’adapte à vos besoins

Ne vous inquiétez pas de payer trop cher pour un archivage dont vous n’avez pas besoin ou d’avoir du mal à trouver des endroits pour stocker de nouvelles données. Le stockage électronique des informations s’adapte à vos besoins, en particulier lorsque vous utilisez l’enregistrement dans le cloud. Achetez uniquement l’espace d’archivage dont vous avez besoin et mettez-le à niveau facilement lorsque vous en avez besoin de plus.

C’est une autre excellente raison d’externaliser le stockage de vos données numériques au lieu de maintenir vos propres serveurs. L’externalisation permet d’augmenter ou de réduire plus facilement les capacités en fonction de l’évolution des besoins de votre entreprise. Vous n’aurez pas à payer pour mettre à jour vos propres serveurs et votre service informatique n’aura pas à se soucier de leur installation ou de leur maintenance.