De même, il est possible de proposer des délais de règlement différents à sa clientèle sans avoir à justifier de « contreparties réelles ».
Surveillez votre notation auprès des assureurs-crédit
Dans leurs missions, les assureurs-crédit informent régulièrement les fournisseurs sur la solvabilité et la solidité financière de leurs clients. Par conséquent, l’évaluation de votre société sous forme de notation par les compagnies d’assurance peut avoir un impact important. Les conséquences d’une diminution de votre note peuvent être dramatiques, car votre fournisseur risque de vous refuser de faire crédit et exiger un paiement comptant.
L’assurance-crédit peut aider les entreprises en leur permettant d’offrir aux fournisseurs de proposer en toute confiance des délais de versement à leurs acheteurs.
Paiement comptant ou crédit
Si, vos factures ne sont pas payées comptant alors vous devez accorder un crédit à vos clients.
Même s’il y a un intérêt commercial évident à vendre à crédit, attention toutefois à vos créances qui ne sont pas encore payées.
Cela représente plusieurs inconvénients :
- présente un risque, car vous n’êtes pas sûrs d’être payés,
- un coût lié à l’inflation et aux capitaux engagés pour obtenir de la trésorerie,
- une consommation de ressources financières suivant les délais de règlement accordés.
Traditionnellement, la réception des marchandises est utilisée pour les articles dont le délai d’expédition est long. Cela signifie que la partie qui achète les biens peut être sûre qu’elles sont reçues en bon état avant le règlement. Pour la société il s’agit d’une procédure standard, indépendamment des délais pour expédier. L’entreprise cliente envoie aux fournisseurs un avis lorsque les marchandises sont reçues. Ceux-là doivent récupérer cette déclaration et connaître la date d’échéance. Ils ont l’obligation de tenir des registres précis de l’expédition, de la réception des produits et du paiement comptant des factures (immédiat à réception). Du point de vue de l’entreprise cliente, c’est la responsabilité du fournisseur.
Le système de gestion recherche les facturations 3 jours avant la date d’échéance et les synchronise avec les informations indiquant la réception des marchandises avant de payer. Si le virement n’est pas reçu, il est de la responsabilité du fournisseur de le remarquer et de comprendre pourquoi en recherchant les éventuelles erreurs ou discordances. Parfois, la solution peut consister à renvoyer une facture électronique. La compréhension du système peut aider votre entreprise à gérer sa trésorerie. Lors d’une vente de biens ou de services, un acheteur et un vendeur concluent un accord pour effectuer une transaction commerciale et financière. L’accord peut être verbal ou écrit, et les conditions de la ventes seront enregistrées ou documentées avec une facture et un reçu. Les créances et les reçus sont des documents de base pour la comptabilité. Ils sont utilisés pour enregistrer les opérations de vente et pour rendre compte des demandes et des reçus de versement.
Factures fournies par un vendeur
Une facture pour règlement comptant est une demande de paiement pour une vente. Elle énumère les biens ou les services fournis par le vendeur au client, ainsi que les prix, les crédits, les remises, les taxes et le total dû. Elle peut également comporter des informations sur le crédit, un numéro de facturation, le nom du fournisseur et tout programme de vente spécial. Par exemple, de nombreuses créances accordent à l’acheteur un délai de 30 jours pour payer et offrent un rabais pour tout virement effectué dans les 10 premiers jours suivant la date de la facturation. Une facture comprend les coordonnées professionnelles du vendeur, notamment sa raison sociale, son adresse, son numéro de téléphone et son site internet. Elle comprend également les coordonnées de l’acheteur et la date de la transaction de vente.
Les facturations ne doivent pas être confondues avec les bons de commande, qui sont rédigés.
Reçus prouvant que le paiement a été effectué
Un reçu est un document attestant que le règlement a été effectué pour finaliser une vente. Il sert de preuve de propriété dans la plupart des cas. Il énumère les biens ou les services, les prix, les crédits, les remises, les taxes, le montant total payé et le mode de virement.
Les reçus contiennent généralement des informations sur les acheteurs et les vendeurs, sous différents formats et à des degrés divers. Les factures et les reçus sont générés par les fournisseurs, les marchands et les vendeurs et délivrés aux acquéreurs, aux clients ou aux consommateurs. Les services comptables, le personnel des ventes et du service clientèle peuvent émettre des créances aux clients. Les destinataires des reçus sont normalement des entités commerciales, mais peuvent être des comptables, ainsi que des tiers recevant ces documents comme preuve de paiement des débiteurs dans le cadre de procédures financières.
Les factures sont utilisées pour demander le règlement des acheteurs, suivre les ventes, aider à contrôler les stocks et faciliter la livraison des biens et des services. Les créances sont également utilisées pour suivre les revenus futurs attendus et pour gérer les relations avec les clients en offrant des options de virement avantageuses, telles que des délais de crédits prolongés ou des remises en cas de paiement anticipé ou de règlement en espèces. Les reçus sont utilisés par les acheteurs ou les importateurs pour prouver qu’ils ont payé un article, en particulier dans les situations de retour où les marchandises sont défectueuses ou déficientes.
Quels sont les avantages et les inconvénients d’un paiement comptant ?
Le paiement comptant, c’est-à-dire le règlement immédiat d’une opération de vente, présente à la fois des avantages et des inconvénients pour une entreprise :
Les avantages du paiement comptant
Le paiement comptant permet à l’entreprise de recevoir les fonds instantanément, ce qui améliore sa liquidité et sa capacité à faire face à ses obligations financières. Cela peut être particulièrement bénéfique pour les petites structures qui ont besoin de fonds pour couvrir leurs dépenses courantes. En étant payée immédiatement, la société évite les menaces de non-paiement ou de retards de règlement. Cela réduit les risques liés aux créances douteuses et permet d’éviter les coûts associés à la récupération des dettes. Par ailleurs, l’achat comptant élimine le besoin de financement externe, tels que des prêts ou des lignes de crédit, ce qui permet à l’établissement d’économiser sur les intérêts et les frais associés à ces sources financières. Enfin, lorsque la TPE ou PME propose un paiement comptant, elle peut être en mesure de négocier des réductions de prix ou des conditions plus favorables avec ses fournisseurs. Cela peut contribuer à améliorer la rentabilité globale de l’activité.
Les inconvénients du paiement comptant
Le paiement comptant peut être un obstacle pour certains clients qui ont des contraintes de trésorerie. Cela peut limiter leur capacité à effectuer des achats auprès de votre entreprise, ce qui pourrait entraîner une perte de ventes potentielles. Dans certains secteurs où les paiements à crédit sont courants, exiger un paiement comptant peut rendre votre société moins compétitive par rapport à des concurrents qui offrent des options de règlement plus flexibles. Par ailleurs, dans certains cas, il peut être perçu par les acheteurs comme une exigence trop rigide ou une défiance envers leur capacité à payer. Cela pourrait affecter la relation client et la fidélité à long terme. Enfin, la nécessité de paiement immédiat peut dissuader certains acquéreurs potentiels d’effectuer des achats, en particulier pour les produits ou services coûteux. Cela peut réduire le volume des ventes et potentiellement affecter la croissance de l’entreprise.
Ainsi, le paiement comptant offre des avantages en termes de liquidité, de réduction des risques et de coûts financiers. Cependant, il peut avoir des inconvénients en termes de flexibilité pour les clients, de compétitivité et de relation client. Il est important d’évaluer attentivement les besoins et les priorités de votre entreprise ainsi que les attentes de vos clients avant de décider d’adopter une politique de vente. C’est pour ces différentes raisons, que nous préconisons l’affacturage couplé avec l’assurance-crédit pour supprimer les inconvénients du paiement comptant.
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