L’assuré suivant la période choisie, déclare son chiffre d’affaires facturé à l’assureur. C’est sur cette base qu’est appliqué le taux de prime.
Comment déclarer votre chiffre d’affaires (DCA) ?
La tarification d’un contrat d’assurance-crédit est donc basée sur le chiffre d’affaires annuel qui peut être assuré. Ce qui n’est pas toujours le cas en Europe. Exemple, en Allemagne, la tarification est calculée sur l’encours couvert chaque fin de mois et non pas sur la déclaration du CA assurable.
Le calcul du chiffre des ventes assurable est égal au CA HT moins exclusions prévues aux conditions générales d’assurance et aux conditions particulières, moins les refus de garanties. Pour le paiement des primes, le minimum de cotisation et les frais sont généralement payables trimestriellement par prélèvement.
Ainsi à la fin de chaque trimestre, l’assureur attend votre déclaration de chiffre d’affaires des ventes assurées. À la fin de la période d’assurance-crédit, il détermine le montant définitif de la prime d’assurance sur la base des données relatives aux ventes réelles.
Exemple de déclaration mensuelle de chiffre d’affaires :
Chaque fin de mois, l’assuré déclare son volume des transactions, l’assureur chaque mois applique le taux de la tarification, au bout de 12 mensualités le minimum annuel de prime (MAP) doit être atteint.
Dans un contrat d’assurance-crédit, on utilise le chiffre d’affaires assurable pour couvrir le risque d’impayés lié à l’insolvabilité présumée (incapacité de payer) ou déclarée (juridiquement constatée) d’un débiteur. Le CA assurable déclaré est constitué du volume des ventes réalisé sur des clients couverts.
Les acheteurs qui peuvent être couverts correspondent aux prospects à l’exclusion des particuliers, des collectivités publiques et de l’état, les administrations et les entreprises liées. Ne rentre pas en compte dans les clients assurés les paiements en liquide, comptant, les acomptes, les règlements avant expédition.
Prime d’assurance crédit et chiffre d’affaires
Prenons l’exemple de Société Dupont qui réalise un chiffre d’affaires assurable de 5 000 000 € sur l’année. Après l’étude de ses 3 derniers exercices et de l’analyse de ses clients, la compagnie d’assurance crédit a fixé un taux de prime = 3 ‰.
L’assuré règle donc une cotisation annuelle de 15 000 €. Soit 3 ‰ x 5 000.000 € = 15 000 € par an.
Notation et chiffre d’affaires
Les agences de rating utilisent l’évolution du CA et le chiffre d’affaires prévisionnel dans le processus de notation. Ces nombres permettent de comparer l’entreprise sur son marché afin de déterminer sa position.
Pour mesurer la rentabilité dégagée, on utilise le ratio Résultat courant sur le chiffre d’affaires. Cet indicateur est peut-être comparé au secteur d’activité de la société. Pour certaines entreprises, il faut prendre en compte les effets et les risques dus aux saisonnalités sur le montant total des ventes.
Conséquences en cas de sous-déclaration ou de sur-déclaration
La déclaration de chiffre d’affaires est une étape cruciale dans la gestion d’un contrat d’assurance-crédit. Cependant, certaines erreurs, qu’elles soient intentionnelles ou non, peuvent entraîner des conséquences significatives, notamment en cas de sous-déclaration ou de sur-déclaration. Voici une analyse détaillée des impacts de ces deux scénarios.
Sous-déclaration du chiffre d’affaires : un risque sous-estimé
La sous-déclaration consiste à rapporter un chiffre d’affaires inférieur à la réalité. Cette pratique peut être le résultat d’une erreur administrative ou d’une tentative délibérée pour réduire les coûts de prime d’assurance. Toutefois, elle présente plusieurs risques :
Conséquences financières
- Complément de cotisation rétroactif : si l’assureur découvre que le chiffre d’affaires réel est supérieur à celui déclaré, un ajustement rétroactif est effectué, souvent assorti de pénalités. Ces frais peuvent peser lourdement sur la trésorerie de l’entreprise.
- Risque d’absence de couverture : les ventes non déclarées ne sont pas couvertes par l’assurance-crédit. En cas de non-paiement sur ces transactions, la structure ne pourra pas réclamer d’indemnisation, ce qui augmente son exposition au risque d’impayés.
Conséquences légales et relationnelles
- Violation des conditions contractuelles : la sous-déclaration peut être perçue comme une violation de bonne foi du contrat, ce qui peut entraîner sa résiliation par l’assureur.
- Perte de confiance : une mauvaise gestion des déclarations peut détériorer la relation avec l’assureur, réduisant les chances d’obtenir de meilleures conditions ou des ajustements en cas de besoins futurs.
Sur-déclaration du chiffre d’affaires : une couverture trop coûteuse
La sur-déclaration, où le chiffre d’affaires déclaré dépasse le montant réel, peut également poser problème, bien que ses conséquences soient souvent moins graves que celles de la sous-déclaration.
Conséquences financières
- Paiement de primes excédentaires : une sur-déclaration entraîne des coûts inutiles, car les montants d’assurance sont calculées en fonction du chiffre d’affaires déclaré. L’entreprise paie donc plus que nécessaire, ce qui affecte directement sa rentabilité.
- Difficulté à récupérer les excédents : les contrats prévoient rarement un remboursement en cas de sur-déclaration. Cela peut engendrer un sentiment d’injustice et une perte financière pour l’assuré.
Conséquences opérationnelles
- Impact sur la trésorerie : une charge financière excessive peut réduire la marge de manœuvre de l’entreprise, particulièrement si ses liquidités sont limitées.
- Sur-allocation de ressources : la sur-déclaration peut détourner les ressources internes et externes (par exemple, le temps consacré à la gestion des contrats) pour gérer des primes surévaluées.
Les raisons derrière les erreurs de déclaration
Certaines erreurs de déclaration peuvent être évitées en identifiant leurs causes fréquentes :
- Manque de formation : une méconnaissance des règles de déclaration peut conduire à des erreurs involontaires.
- Erreurs administratives : les problèmes de suivi des ventes ou des exclusions applicables peuvent fausser les calculs.
- Volonté de réduire les primes : dans certains cas, la pression sur les coûts incite à sous-déclarer, en espérant que cela passe inaperçu.
Bonnes pratiques pour éviter ces erreurs
Pour limiter les risques associés à une mauvaise déclaration du chiffre d’affaires, les entreprises peuvent adopter plusieurs bonnes pratiques :
- Automatisation des déclarations : utiliser des outils numériques ou des ERP (Enterprise Resource Planning) pour automatiser le suivi et le reporting du chiffre d’affaires assurable.
- Revue régulière des exclusions : bien comprendre les conditions générales et particulières du contrat pour éviter de déclarer des ventes non assurables.
- Formation des équipes : former les équipes en charge de la déclaration pour qu’elles maîtrisent les subtilités des contrats d’assurance-crédit.
- Audit interne : procéder à des audits périodiques pour vérifier l’exactitude des chiffres déclarés et identifier les écarts éventuels.
Les impacts à long terme sur l’entreprise
Une gestion inadéquate de la déclaration du chiffre d’affaires peut avoir des conséquences durables :
- Sur les coûts : une mauvaise déclaration répétée peut entraîner une augmentation des primes ou la résiliation du contrat, obligeant la structure à chercher une nouvelle couverture à des conditions potentiellement moins avantageuses.
- Sur la réputation : une gestion rigoureuse et transparente de la déclaration renforce la crédibilité de la société auprès des assureurs et autres parties prenantes.
- Sur la compétitivité : les entreprises qui optimisent leurs déclarations sans sous-évaluer ni sur-évaluer leurs ventes bénéficient de primes ajustées à leur réalité économique, ce qui améliore leur rentabilité.
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