L’assuré à l’obligation d’informer la compagnie d’assurance en cas de changements au niveau de l’entreprise ou de ses clients : augmentation de son chiffre d’affaires assurable, retard de paiement des débiteurs, impayées, etc….
Il est important que vous nous informiez de tout changement important dans votre profil de risque et d’affaires qui pourrait influencer l’évaluation de votre scoring. Ces renseignements importants seraient, par exemple, s’il y a eu une modification dans votre métier ou une évolution dans la direction.
Vous devez répondre aux questions entièrement et précisément pendant toute la vie de la police. Si vous ne répondez pas aux demandes avec un soin, votre contrat d’assurance-crédit pourrait être annulé, votre couverture pourrait être refusée ou votre prime pourrait être réduite de votre (vos) réclamation(s), la modification des conditions ou la résiliation de votre police d’assurance.
En plus de répondre aux questions des formulaires de proposition (ou lorsque vous demandez cette assurance), vous êtes tenu de divulguer tout autre renseignement que vous savez être pertinents pour les décisions d’acceptation les risques et de déterminer les taux et les conditions à appliquer.
Vous avez également le devoir de immédiatement, à tout moment après que votre police d’assurance a été conclue, modifiée ou renouvelée, si l’un des renseignements fournis dans le formulaire de proposition (ou lorsque vous avez demandé cette assurance) est inexact ou a changé.
Déclaration d’exportation
Il est important que vous déclariez à votre assureur crédit votre chiffre d’affaires à l’exportation avant la fin de chaque mois.
L’assurance-crédit à l’exportation fonctionne de la même manière que la protection commerciale et se concentre spécifiquement sur les relations commerciales avec les clients basés à l’étranger. Cela signifie que si votre débiteur ne paie pas les biens ou les services que vous lui avez exportés, votre compagnie d’assurance vous dédommagera. Contrairement à l’affacturage, en assurance-crédit votre acheteur n’a pas besoin d’être au courant que vous avez signé un contrat pour protéger votre entreprise contre les créances impayées.
Lettre de notification
Avec l’affacturage, il est nécessaire de prévenir tous vos clients. Un courrier contenant une lettre de notification doit être envoyé à tous vos acheteurs (vos débiteurs) pour prévenir que votre entreprise a contracté un contrat de factoring avec une société d’affacturage pour financer les factures.
Cette procédure de notification est obligatoire en factoring classique sauf en mode confidentiel ou dans le cas d’un financement de balance. Dans le courrier, le débiteur est informé que la créance a été cédée à un factor.
Exemple de lettre de notification :
Madame, Monsieur,
Dans le cadre d’un contrat d’affacturage, nous avons conclu un accord avec votre fournisseur SOCIÉTÉ DURAND SA grâce auquel il bénéficie de nos services de gestion et de comptabilité clients, et qui nous transfère la propriété de ses factures.
C’est pourquoi nous vous demandons d’envoyer tous vos règlements à notre ordre à l’adresse suivante :
Adresse du Factor avec son numéro de RIB
selon les modalités de règlement négociées avec votre fournisseur.
SEUL UN PAIEMENT A NOTRE ORDRE EST LIBÉRATOIRE.
Pour tout information complémentaire, vous pouvez contacter l’un de nos conseillers au : (numéro de téléphone de gestion du Factor)
L’affactureur peut préciser qu’une mention de subrogation avec son adresse apparaîtra sur les prochaines factures et qu’il pourra procéder le cas échéant au recouvrement des créances impayées. Les frais liés à l’envoi du courrier de notification aux acheteurs sont fixés dans les conditions du contrat d’affacturage.
Pourquoi le devoir de notification est essentiel en assurance-crédit
Le devoir de notification est l’un des principes fondamentaux d’un contrat d’assurance-crédit. Il repose sur un principe simple : plus l’assureur a une vision claire, complète et actualisée du risque qu’il couvre, plus la couverture sera adaptée et sécurisée pour l’entreprise assurée.
L’objectif de ce devoir est donc de permettre à l’assureur d’évaluer correctement le niveau de danger tout au long de la vie du contrat, depuis la souscription jusqu’à sa résiliation ou son renouvellement. Le risque, en assurance-crédit, ne concerne pas uniquement l’entreprise assurée, mais aussi ses débiteurs : clients français ou étrangers auxquels des délais de paiement sont accordés.
Des omissions ou des retards dans la communication d’informations peuvent fausser l’évaluation de ce risque. Voici quelques exemples courants d’omissions problématiques :
- Une forte augmentation du chiffre d’affaires sans mise à jour des garanties.
- La poursuite de la livraison de marchandises à un client dont les paiements sont en retard.
- Un changement d’activité, de direction ou de structure juridique non communiqué.
- Une implantation dans un nouveau pays sans en informer l’assureur.
Ces situations peuvent entraîner une inadéquation entre le risque réel et les garanties en place, compromettant la bonne exécution du contrat en cas de sinistre.
Quand devez-vous notifier votre assureur ?
Le devoir de notification ne se limite pas à la phase de souscription. Il s’applique pendant toute la durée de vie du contrat et à chaque moment où une information peut impacter l’analyse du risque.
Voici les principaux moments-clés où une notification est indispensable :
1. À la souscription du contrat
Lors de la signature du contrat, l’entreprise doit répondre avec exactitude aux questions posées par l’assureur dans le formulaire de proposition. Cela inclut des informations sur l’activité, le chiffre d’affaires, la répartition géographique, les délais de paiement, la typologie de clients, etc.
2. Lors d’un avenant ou d’un renouvellement
Avant tout ajustement contractuel (montée en garantie, modification de prime, ajout de clients…), l’assureur doit disposer des dernières données disponibles. Cela permet une mise à jour du contrat conforme à la réalité de l’entreprise.
3. En cas de changement de situation en cours d’exercice
L’entreprise doit immédiatement informer l’assureur en cas de :
- Un changement d’activité, de dirigeant ou de structure juridique.
- Une entrée sur un nouveau marché ou pays.
- Une hausse significative du chiffre d’affaires, notamment à l’export.
- Des clients présentant des retards de paiement ou devenant douteux.
- Une cession de créances, affacturage ou tout changement dans les modes de financement.
En résumé, toute modification susceptible d’avoir un impact sur le risque ou la gestion des créances doit faire l’objet d’une déclaration rapide.
Les conséquences d’un manquement au devoir de notification
Le non-respect du devoir de notification peut avoir des conséquences graves pour l’entreprise assurée, surtout en cas de sinistre. Les assureurs se réservent le droit d’appliquer plusieurs sanctions contractuelles, en fonction de la gravité du manquement et de son impact sur l’évaluation du risque :
1. Suspension ou résiliation du contrat
En cas de dissimulation intentionnelle ou de manquements répétés, l’assureur peut décider de mettre fin à la police ou d’en suspendre les effets. Cela expose l’entreprise à un risque financier direct, en cas de défaut de paiement d’un client.
2. Refus d’indemnisation
Si une information cruciale n’a pas été communiquée, l’assureur peut refuser d’indemniser un sinistre, estimant que le risque aurait été exclu ou géré différemment s’il avait été correctement déclaré.
3. Réduction de l’indemnité versée
Lorsque l’omission n’est pas intentionnelle, mais qu’elle a affecté l’analyse du risque, l’assureur peut réduire le montant de l’indemnité versée en proportion des menaces non déclarées ou mal estimées.
4. Perte de confiance de l’assureur
Au-delà des conséquences immédiates, un manquement au devoir de notification peut détériorer la relation entre l’entreprise et son assureur. Cela peut nuire à la renégociation du contrat, à l’obtention de garanties supplémentaires ou à la flexibilité dont l’assureur pourrait faire preuve en cas de difficulté.
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