Justificatifs à fournir dans le cadre d’un contrat d’assurance-crédit

Liste des justificatifs concernant vos créances :

– détail de toutes les factures impayées (numéro, montant, date de facture, date d’échéance),
– relevés de compte, bons de commande, confirmation de commandes avec accusé de réception),
– bon d’enlèvement du transporteur,
– bon de livraison,
– bordereau de relevé horaire,
– correspondances échangées avec vos clients,
– conditions générales de vente,

Importance de garder les justificatifs :

Il est important de conserver les justificatifs pour améliorer le recouvrement de vos créances impayées. Tous ces documents qui permettent d’authentifier la prestation ou la livraison sont indispensable pour améliorer les performances de recouvrement dans la phase de négociation à l’amiable, ou dans le cas d’une procédure judiciaire.

Informations écrites jointes aux accords, aux états financiers, aux offres, aux propositions, afin d’étayer et d’approfondir les points convenus ou discutés.

Aussi appelé données justificatives ou calendrier justificatif
Exemple : Lorsque vous présentez un dossier au département sinistre de votre assureur crédit il peut vouloir obtenir plus d’informations qu’une simple copie de votre facture. L’assureur crédit peut demander ce que l’on appelle des « pièces justificatives » pour compléter votre dossier. Savoir ce qu’il faut inclure et comment le faire vous aidera à recouvrir votre impayé.

Que sont les pièces justificatives ?
Prenons l’exemple d’une présentation de vos profil d’entreprise à un assureur crédit, pour obtenir une offre :
Les pièces justificatives peuvent comprendre un curriculum vitae, une lettre de motivation, des comptes, des exemples de factures, des documents relatifs aux bilans ou prévisionnel, des certifications, une liste de références et de clients, des lettres de recommandation et d’autres documents tels que spécifiés dans votre branche d’activité. Les informations requises varient en fonction du profil et des exigences de l’assureur crédit en matière d’offre.

Sinon, n’hésitez pas à demander au responsable commercial quel type de documents justificatifs envoyer. Veillez à suivre toutes leurs instructions sur ce qu’il faut envoyer et comment l’envoyer. (

Pourquoi les assureurs crédit demandent-ils des pièces justificatives ?
L’obtention de pièces justificatives de la part des assureurs aide les entreprises à évaluer les candidatures.
Pour de nombreux assureurs le questionnaire et une lettre de motivation fournit toutes les informations requises.
D’autres assureurs ont besoin de plus d’informations pour déterminer les candidats qu’ils vont interviewer et éventuellement rencontrer.

La raison pour laquelle ils demandent des informations est d’obtenir une image complète de vous en tant que candidat ou de confirmer les détails figurant dans votre questionnaire.
Par exemple, le fait d’exiger un relevé KBIS de moins de 3 mois comme pièce justificative permet aux assureurs de confirmer que vous avez une existence réel.

La demande de documents peut également permettre de vérifier si les candidats sont capables de remplir leurs obligations. Si un questionnaire indique que les entreprises doivent joindre une liste de références à leur questionnaire, les responsables commerciaux peuvent immédiatement éliminer tous les candidats qui n’ont pas fourni de références.

Liste des documents justificatifs
Vous trouverez ci-dessous une liste des pièces justificatives que vous devrez peut-être présenter avec votre questionnaire :

L’assureur peut demander les originaux de certains documents. Si c’est le cas, demandez-les à l’avance à l’institution où vous les avez reçus.

Comment soumettre des documents justificatifs
Rassembler toutes ces informations en une seule fois, que ce soit pendant la procédure de candidature ou après un premier entretien, est extrêmement utile aux assureurs. Cela permet au responsable commercial de disposer de toutes les informations pertinentes sur l’entreprise et de réduire les courriers électroniques et les appels téléphoniques de suivi pour demander d’autres documents.

Inscrivez votre nom sur vos documents. Étiquetez et nommez soigneusement tous les fichiers, en indiquant votre nom et des détails sur le contenu du document. Votre fichier de références, par exemple, pourrait s’intituler « Société X – Références »
Évitez de les nommer simplement « Références » car les responsables commerciaux ont tendance à avoir beaucoup de dossiers et ne pourront pas identifier facilement votre documentation.

Suivez un modèle de dénomination cohérent pour tous les documents. Cela facilitera la tâche et donnera une première impression plus professionnelle. Une fois que vous avez rassemblé toutes les pièces justificatives, suivez les instructions de l’assureur quant à la manière de les présenter. Si les assureurs demandent des formats de fichiers spécifiques (PDF, par exemple), veillez à suivre ces instructions.

Envoyez tous vos documents en une seule fois, avec votre CV ou votre questionnaire. S’il vous manque quelque chose, essayez d’en obtenir une copie avant de soumettre votre candidature.

L’annexe n’est pas une section de remplissage. Il s’agit d’une section de soutien, contenant des informations utiles et importantes, indispensables à votre idée d’entreprise et nécessaires pour compléter les informations fournies précédemment.

Il n’y a pas de limite à ce que vous pouvez inclure dans cette section. Toutefois, si votre document d’appui ou votre section annexe est volumineux, pensez à ajouter une liste de contenu au début pour aider le lecteur à localiser rapidement le document en question.

Composantes d’une annexe complète

Voici quelques exemples de ce qui peut être trouvé dans cette section :

– Déclarations fiscales “Bilans”des mandants pour les trois dernières années, si le projet concerne une nouvelle entreprise “Business Plan”.
– Kbis de moin de 3 mois
– Un état financier de l’entreprise, qui doit inclure les polices d’assurance et d’affacturage.
– Une copie des licences et autres documents juridiques, y compris les accords de partenariat, d’association ou d’actionnaires et les demandes de droits d’auteur, de marques et de brevets
– Une copie des curriculum vitae de tous les dirigeants dans un format cohérent, si possible
– Copies des lettres d’intention des fournisseurs, des contrats, des commandes et de diverses lettres d’intention
– Dans le cas d’une entreprise franchisée, une copie du contrat de franchise et de toutes les pièces justificatives fournies par le franchiseur
– Des coupures de presse qui soutiennent l’entreprise ou le dirigeant, y compris des informations sur vous, vos réalisations, votre idée d’entreprise ou votre région
– Documentation promotionnelle pour votre entreprise ou vos concurrents
– Brochures sur les produits de votre entreprise ou de vos concurrents, ou photographies de votre produit
– Étude de marché (éventuellement)
– Les publications du commerce et de l’industrie lorsqu’elles soutiennent vos intentions
– Devis ou factures pro-forma pour les biens d’équipement à acheter, y compris une liste des immobilisations, des véhicules de société et des rénovations proposées
– Références
– listes de vos principaux clients st “encours”
– Listes des impayés des 3 dernières années

Vous n’êtes pas obligé d’intégrer chacun de ces éléments dans votre plan d’entreprise. Tous les plans n’exigent pas un niveau de documentation aussi détaillé. Considérez cette liste comme un point de départ pour les éléments et les détails que vous pourriez vouloir inclure dans votre plan d’entreprise.