Surveillance des clients

Ne pas être payé à temps coûte de l’argent aux sociétés pour chaque jour de retard, c’est pourquoi il est important de mieux gérer le crédit commercial et d’éviter les risques. Lorsqu’une entreprise souscrit un contrat d’assurance crédit, les clients sont placés sous surveillance active par la compagnie.

En cas de changements d’acheteur (santé financière, retard de règlement, impayés), l’assureur peut modifier ou supprimer les garanties accordées.

Cette surveillance permet aussi, quand l’entreprise interroge l’assureur crédit sur de nouveaux clients ou prospects, de donner un avis rapidement pour des montants de couverture.

Dans tous les cas, l’assureur est obligé d’informer l’assuré en cas de changement de garantie. Les compagnies d’assurance crédit collectent et utilisent plusieurs sources d’informations (fichiers de renseignements commerciales, banque de France, renseignement bancaire, BODACC – Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales, informations des assurés, visites sociétés, etc..) pour connaître la situation d’un client.

Les avantages de la surveillance client

Le suivi permanent par la compagnie de la situation financière de ses clients ou de ses prospects permet à l’entreprise de gagner en réactivité dans l’acceptation de nouvelles commandes. En prospection, l’entité commerciale peut s’engager dans de nouveau marché en étant sûre d’être payée. En externalisant la surveillance sur un spécialiste, vous diminuez la charge administrative en interne pour vous consacrer à votre activité.

Dans sa démarche de gestion du poste clients, une entreprise doit prévoir un maximum d’aléas. L’impayé ou le litige d’un acheteur, quand il occupe une part importante de votre chiffre d’affaires reste un challenge que peut subir votre société. La parade pour l’entreprise reste la surveillance discrète et efficace des débiteurs stratégiques !

Votre organisation et votre gestion doivent pouvoir vous informer en temps réel de tout revers qu’il présentera et qui implique une mise en danger de sa fiabilité et donc de sa structure financière. Par effet “boomerang” votre structure en sera directement affectée.

Les outils pour surveiller la santé financière de vos clients

La surveillance sur la France et l’export peut vous être proposée à travers 3 supports :

Elle inclut généralement une vieille qui peut être générale ou ciblée.

Les avantages nombreux : Économie de temps, Simplicité, Qualité et véracité de l’information. Avoir l’information en amont permet d’éclairer la route de l’entreprise, ouvre des discussions avec les prospects ou clients, permet de jouer “franc-jeu”.

La surveillance des clients peut aussi être confidentielle. Concernant un ou plusieurs de vos clients, les services d’observation et de contrôle peuvent vous informer de tout dépôt de document officiel le concernant, actualiser vos données, demander un rapport, demander un historique, information d’IP (inscription de privilèges), RC pro, changement de dirigeant, ou d’adresse.

Suivez l’évolution des paiements de vos clients

Malheureusement, malgré ces mesures de surveillance, vous ne pouvez pas garantir que vos acheteurs paieront leurs factures dans les délais convenus. Là encore, vos politiques et services de gestion du crédit sont essentiels. Surveiller l’état des paiements de vos clients pour vous assurer qu’ils respectent les termes de votre contrat peut vous éviter de mauvaises surprises. Passez en revue chaque consommateur à un rythme proportionnel au danger estimé que représente cet acquéreur.

En raison de l’importance de maintenir d’excellentes relations avec les prospects, ne contactez pas immédiatement votre avocat en cas de retard de règlement. Commencez par téléphoner personnellement au dirigeant, puis envoyez un rappel écrit, agréable mais ferme, indiquant que le paiement est attendu dans un délai raisonnable.

Envisagez de contacter un agent de recouvrement professionnel, tel que votre assureur-crédit ou une agence de recouvrement, si une facture reste impayée après deux ou trois mois malgré des avertissements répétés.

Comment élaborer une procédure stratégique de surveillance en cas de retard de paiement ?

Assurez-vous d’avoir une politique de gestion du crédit efficace pour les retards de paiement, car tous les clients ne paient pas leurs factures dans les délais convenus. En cas de retard de règlement, appelez l’acheteur et envoyez un rappel écrit indiquant que le versement est dû dans une semaine.

Ensuite, si le versement n’est toujours pas reçu, vous pouvez émettre une notification écrite officielle. Celle-ci demande normalement le paiement dans un délai de deux jours ouvrables et fixe une date limite à laquelle l’argent doit être payé avant que des actions en justice puissent être engagées. Envisagez d’augmenter les frais pour tenir compte des frais de recouvrement et des intérêts, étant donné les coûts associés aux retards de paiement. Si vous acceptez un plan de règlement pour les retards de versement, vous devez mettre les détails de l’arrangement par écrit et inclure les éléments suivants :

Avec un système de gestion du crédit, vous devriez également suivre l’évolution de vos clients. Ils respectent le règlement, oui. Est-il possible qu’ils soient au bord de l’insolvabilité ? En outre, informez votre assureur-crédit. La nécessité de mettre en place un mécanisme de gestion du crédit est soulignée par le fait que les retards de paiement de vos clients peuvent avoir un effet sur votre notation.

Le fait d’être assuré contre le risque d’impayés signifie que votre assureur gérera le suivi et le recouvrement des règlements en retard, ce qui, en plus de vous faire économiser du temps et des efforts, peut vous aider à conserver vos liens avec vos clients en vous évitant des discussions difficiles.

Commencez le processus de surveillance en faisant des recherches sur la solvabilité des clients

Nous recommandons d’enquêter sur les clients potentiels avant d’entamer la communication afin d’en apprendre le plus possible sur l’entreprise avec laquelle vous négociez. Considérez une variété de sources d’information pour votre étude de crédit, y compris la chambre de commerce locale et les agences de crédit, les références bancaires et commerciales, etc. Il est important pour le processus de gestion du crédit d’être proactif tout au long de la phase de recherche.

De toute évidence, les états financiers vérifiés constituent l’étalon-or pour connaître la situation financière de vos acheteurs. Sur demande, certains clients peuvent être disposés à vous fournir cette information, mais la majorité ne le fera pas. Si vous avez un assureur-crédit, il y a plus de chances que vous ayez un accès indirect à ces états. Veillez à évaluer chaque client à une fréquence proportionnelle au risque estimé qu’il représente et à la probabilité de défaillance.

Vous avez aimé cet article ? Alors partagez-le en cliquant sur les boutons ci-dessous :