Comment protéger ses factures clients ?

Comme chef d’entreprise, la facturation peut sembler être une tâche fastidieuse et simple qui ne requiert pas toute votre attention. Mais elle est absolument cruciale si vous voulez que votre activité conserve un flux de trésorerie positif. Même si vous en êtes conscient, le simple fait d’envoyer à vos clients une facture les informant qu’ils vous doivent un certain montant d’argent est inefficace et peu professionnel. Des erreurs basics sont à éviter !

Les 11 erreurs à éviter pour protéger ses factures clients

Voici une série d’erreurs à ne pas commettre pour ne pas rencontrer de difficultés ou de retard de paiement sur vos factures.

1. Oublier de facturer

C’est évident ? Bien sûr, mais la facturation peut parfois échapper aux entreprises parce qu’elles sont très occupées. Peut-être avez-vous conclu un accord avec un client ou une cliente, de sorte que vous supposez que l’acheteur vous dédommagera automatiquement pour vos produits ou services. N’oubliez pas qu’il vous incombe d’envoyer une facture. Faites de la facturation une priorité afin de ne pas l’oublier.

2. Remettre à plus tard

Le meilleur moment pour envoyer une facture est immédiatement après l’achèvement d’un projet ou d’une vente. À moins que vous n’ayez conclu un autre accord financier avec vos acheteurs, vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre pour envoyer une facture. Nous avons constaté que lorsque vous facturez le jour même où le travail est terminé (au lieu d’attendre plus de deux semaines pour votre cycle de facturation), vous avez presque 1,5 fois plus de chances d’être payé !

3. Ne pas donner suite aux factures impayées

Même si vous avez fait de la facturation une priorité et que vous les envoyez immédiatement ou fréquemment, il arrive que le client ne respecte pas la date d’échéance parce qu’il a égaré la facture, l’a simplement oubliée ou est tout simplement mauvais payeur. Tout comme l’envoi des factures en premier lieu, c’est à vous qu’il incombe de suivre les factures impayées.
Contactez immédiatement le débiteur pour savoir ce qui se passe et utilisez un logiciel de facturation qui envoie des rappels automatiques. Si l’acheteur ne réagit pas, vous devrez peut-être prendre des mesures, par exemple le traduire devant la cour des petites créances ou demander à une agence de recouvrement de se charger du paiement à votre place.
C’est pour toutes ces raisons, qu’il est judicieux de souscrire une assurance impayés auprès d’une compagnie ou d’un assureur spécialisé pour bénéficier d’un service de recouvrement et d’une indemnité jusqu’à 95% en cas de non-paiement des créances.

4. Avoir des conditions (CGV) peu claires

Évitez d’utiliser un langage vague lorsque vous rédigez une facture. Si vous voulez que l’acquéreur paie la facture rapidement, veillez à inclure des descriptions d’articles, des prix et des quantités clairement indiqués. Évitez tout langage ou description ambiguë. Si vos clients ont également besoin de comprendre clairement la date d’échéance du paiement en utilisant « Jours » au lieu de « Net », ainsi que les conséquences si ces termes ne sont pas respectés.

5. Ne pas signer de contrat

Voici quelques mots de sagesse de Sir Richard Branson : « Dans un monde idéal, une poignée de main serait tout ce dont un entrepreneur ou un cadre a besoin pour conclure un accord avec un partenaire commercial ». Toutefois, comme il n’est pas rare que les conditions commerciales changent, en raison de l’économie ou des goûts des consommateurs, il est dans votre intérêt de signer un contrat pour vous protéger contre les risques de vous faire avoir au lieu d’être payé.

En faisant signer un contrat simple à vos acheteurs, vous vous assurez que les deux parties sont protégées et qu’elles sont sur la même longueur d’onde en matière de paiement. Comme le fait remarquer M. Branson, « serrez-vous la main pour conclure un accord, mais assurez-vous ensuite de demander à vos avocats d’en consigner les détails. Ce pourrait être la meilleure facture que vous ayez jamais payée !

6. Envoyer des factures à la mauvaise personne ou au mauvais service

Ce n’est pas parce que vous avez convenu d’un projet, d’une vente et de conditions de paiement avec une personne que celle-ci sera responsable du paiement de la facture. Après tout, ils peuvent avoir un service entièrement différent ou avoir engagé un tiers pour s’occuper de la facturation. Pire encore ? Facturer le mauvais client, tout simplement. C’est embarrassant, non professionnel et cela pourrait rompre la relation avec cette entité. Avant d’envoyer une facture, assurez-vous toujours que vous l’envoyez à la bonne personne ou au bon destinataire afin de pouvoir le facturer directement.

7. Ajouter des détails incorrects ou ne pas vérifier les textes manquants

Afin d’éviter tout malentendu, votre facture doit toujours comporter les informations suivantes :

8. Manque d’information

Les factures doivent comprendre une explication de chaque charge, comme le taux horaire, les dépenses ou le forfait pour un projet. La façon dont vous structurez vos factures variera en fonction de votre société, mais c’est un élément primordial de la facturation si vous voulez être payé, car cela informe vos clients de savoir exactement ce qu’ils paient.

9. Les frais inexpliqués

Une erreur de facturation que vous pourriez commettre est d’envoyer à un acheteur une facture qui a des frais non expliqués ou supplémentaires. Cela pousse à entraîner de la confusion, voire de la méfiance. Essayez d’expliquer chaque frais à vos clients avant de commencer un projet afin qu’ils ne soient pas surpris lorsqu’ils examinent la facture.

10. Mauvaise mise en page, formatage ou édition

Les fautes d’orthographe, les montants incorrects et le formatage générique peuvent donner à votre entreprise une apparence négligée et non professionnelle. Cela peut également vous empêcher de recevoir le paiement correct dans les délais. Vérifiez toujours vos factures afin de déceler les erreurs avant de les envoyer.

11. N’offrez pas plusieurs options de paiement

Si vous recherchez à être payé à temps, vous devez faire en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour vos débiteurs et vos consommateurs de vous payer. Envisagez d’utiliser plusieurs options de paiement, du traitement des cartes de crédit aux dépôts bancaires directs et aux chèques.

Les 5 actions à effectuer pour protéger ses factures clients

1. Sauvegarder votre facture sur le cloud

Dans le cas d’une panne de votre ordinateur tombe en panne ou endommagement et que vous n’avez pas sauvegardé toutes ses données ? il y aura un problème. Comme tous vos autres documents vitaux, assurez-vous que vos factures sont sauvegardées et stockées sur le cloud afin qu’elles puissent être facilement retrouvées. Heureusement, la plupart des logiciels de facturation le font automatiquement pour vous.

2. Utilisez les bonnes manières

Soyez courtois, comme ajouter des phrases comme « veuillez payer votre facture dans les 21 jours » ou « merci pour votre entreprise », peut augmenter le pourcentage de vos factures payées de plus de 5 % ! Cela peut sembler anodin mais cela marche. En outre, être poli peut également améliorer l’image de votre marque.

3. Intégrez des conditions de paiement pas de trop longues

Si vous donnez aux clients trop de temps pour effectuer un paiement, il est évident qu’il vous faudra plus de temps pour être dédommagé. Par exemple, si vous donnez 45 jours à une société débitrice pour payer une facture et que celui-ci vous paie deux semaines après l’échéance, cela signifie que vous avez attendu deux mois pour recevoir ce paiement. Il est normal d’avoir un délai de paiement de 30 jours ou moins, mais assurez-vous de revoir les normes de facturation de votre secteur, tout en demandant au client quand son cycle de paiement se termine, afin d’établir vos conditions de paiement.

4. Sachez connaître le cycle de paiement de votre client

En ce qui concerne le cycle de paiement de vos clients, ils ont établi leurs propres procédures de paiement. Par exemple, ils peuvent ne payer leurs factures que le premier de chaque mois, ce qui signifie que même si vous leur envoyez des factures hebdomadaires, ils ne paieront pas ces factures avant le premier. Demandez à vos acheteurs quand leur cycle de paiement a lieu afin que vous puissiez synchroniser leur cycle avec le vôtre pour savoir quand les facturer.

5. Essayez de vous passer d’un système basé uniquement sur le papier

Le passage à un système basé sur le cloud vous permettra d’économiser de l’argent sur les frais de port, le papier et l’encre, c’est plus rapide et cela permettra d’économiser un arbre ou deux. En outre, il accélère le processus de paiement puisque les factures sont envoyées et reçues par voie électronique et qu’il est plus facile de suivre et de gérer vos factures.
Vous n’êtes toujours pas convaincu ? Les systèmes de facturation en ligne automatisent le processus de facturation en vous permettant de mettre en place des paiements récurrents, d’envoyer des rappels de paiement et de sauvegarder vos factures sur le cloud.

Souscrire une assurance-crédit pour éviter les impayés

De nombreuses entreprises, en particulier dans le domaine du transport maritime, du commerce et de la fabrication, produisent et vendent des biens ou des services à leurs clients sans être payées au départ. La confiance dans le fait qu’elles seront payées en temps voulu, même après avoir renoncé à leurs marchandises, exige un acte de foi et constitue la pierre angulaire de l’établissement de relations commerciales fructueuses. Mais qu’arrive-t-il à votre société si votre débiteur ne peut pas payer ? Peut-être fera-t-il faillite juste après avoir reçu votre plus gros envoi ?

L’assurance-crédit est conçue pour aider les entreprises dans cette situation et offre un filet de sécurité aux structures qui fonctionnent de cette manière. Bien qu’il soit normal de proposer vos biens ou services avant de recevoir le paiement, si vous n’êtes pas payé du tout, cela peut créer une énorme charge financière pour votre activité. Si votre société a besoin d’une assurance-crédit, consultez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur cette garantie essentielle.

Obtenir une offre d’assurance-crédit

Qu’est-ce que l’assurance-crédit ?

L’assurance-crédit offre aux entreprises une couverture pour l’argent qui leur est dû par d’autres structures pour des biens ou des services déjà rendus. Le crédit commercial consiste à différer le paiement de biens ou de services pendant un certain temps, ce qui donne au client suffisamment de temps pour réutiliser ou vendre ces biens à une autre entité. Une fois qu’il a vendu ou transmis ces biens, il peut payer à la première société le montant initial qu’il lui doit.

Le fournisseur fonctionne essentiellement dans l’incertitude et dans la confiance que son débiteur finira par la payer. L’entreprise continue à fonctionner, et peut-être même à s’endetter, en pensant qu’elle sera payée pour les biens ou les services qu’elle a déjà vendus.

L’assurance crédit protège cette activité au cas où elle ne serait jamais payée. Le client a peut-être fait faillite avant de pouvoir payer sa facture, ou a déclaré faillite après avoir reçu la commande de votre société.

Si votre entreprise ne reçoit pas le paiement de son débiteur, cela pourrait affecter la survie de votre société. L’assurance-crédit garantit que votre TPE OU PME recevra un certain type de paiement pour ces marchandises, quoi qu’il arrive à votre client réel. Elle permet de transformer une dette négative en un bénéfice positif et est souvent utilisée comme garantie lors de la recherche de financements supplémentaires.

Comment fonctionne l’assurance-crédit ?

L’assurance-crédit paie généralement entre 75 % et 95 % du montant facturé, mais vous pouvez choisir le montant que vous voulez assurer. Vous pouvez également choisir les clients que vous souhaitez assurer.

Les polices peuvent varier en fonction de ce qu’elles couvrent réellement, mais la plupart des polices d’assurance-crédit couvrent les impayés si votre acquéreur fait faillite, change de propriétaire et ne paie pas, devient insolvable, ou même ne peut pas payer en raison de troubles politiques et d’une incertitude géopolitique.

Elle ne peut s’appliquer qu’aux clients avec lesquels votre entreprise a un lien commercial direct, ce qui signifie que vous ne pourrez pas appliquer cette couverture à une transaction indirecte. Il doit s’agir d’une transaction commerciale directe dont la compagnie a connaissance et qu’elle a approuvée au préalable.

Lorsque vous souscrivez votre police pour la première fois, vous devrez probablement présenter une liste de tous vos partenaires et acheteurs en matière de crédit commercial. Une fois que vous aurez choisi les prospects que vous souhaitez assurer, vous devrez également communiquer à l’assureur leurs habitudes de paiement.

Une fois que vous aurez souscrit votre police, vous voudrez en suivre l’évolution au fur et à mesure que votre société se développera. Vous pouvez ajouter ou retirer des clients à votre police selon vos besoins et vous devrez collaborer avec votre assureur pour donner une image claire et transparente de ce que fait votre entreprise, de ses interlocuteurs et des montants que vous souhaitez assurer.

Éléments à prendre en compte dans le cadre de l’assurance-crédit

Le coût d’une politique de crédit dépendra de divers facteurs, notamment des tarifs de votre assureur pour l’assurance-crédit commercial. En règle générale, vous pouvez prévoir de consacrer moins de 1 % de vos revenus de crédit commercial à une police. Parmi les facteurs de tarification, on peut citer

Afin de déterminer le montant de la couverture dont vous avez besoin, vous devez connaître les pertes supportables en fonction de l’exposition de votre activité. Vous devez tenir compte de l’argent que vous pouvez raisonnablement perdre sans mettre votre entreprise en danger et assurer vos plus gros acheteurs au moins pour le montant minimum dont vous auriez besoin pour rester à flot.

Vous pouvez adapter votre police en fonction de la nature de votre société. Si vous n’avez qu’un seul très gros client, vous pouvez ne l’assurer que pour un pourcentage plus élevé de ce qu’il vous doit, peut-être jusqu’à 100 % et sans longue période d’attente.

Si votre risque est réparti sur de nombreux prospects, vous pouvez probablement vous permettre de souscrire un pourcentage de couverture plus faible, car tous vos acheteurs ne risquent pas de faire faillite en même temps.

Votre compagnie travaillera également avec vous sur les clients existants ainsi que les nouveaux prospects afin de s’assurer que les limites de l’assurance-crédit reflètent précisément les antécédents actuels des sociétés en matière de crédit et de paiement, car l’assureur ne voudra pas prendre trop de risques sur des activités peu fiables.

Les avantages de l’assurance-crédit

L’assurance-crédit peut être très bénéfique pour de nombreux types de structures, mais elle peut être particulièrement précieuse pour les sociétés ayant des prospects internationaux ainsi que pour les entreprises opérant dans le secteur de l’import/export.

Voici quelques-uns des avantages de l’assurance-crédit :

Bien que l’assurance-crédit ne s’adresse pas nécessairement à toutes les entreprises, elle peut être précieuse pour la croissance et la réussite des sociétés qui fonctionnent en déficit en proposant des biens ou des services à leurs clients.

Le meilleur moyen de trouver une assurance-crédit

L’achat d’une couverture commerciale peut être un processus compliqué, ce qui signifie que vous voudrez avoir un conseiller de confiance et bien informé pour vous guider dans cette démarche. Elle peut aussi être un outil très précieux pour votre activité, ce qui signifie aussi que vous ne pouvez pas vous permettre de prendre des raccourcis ou de ne pas avoir le type d’assurance approprié.

Les experts d’Altassura sont des professionnels de confiance qui peuvent être vos conseillers en matière d’assurance-crédit. Ils travailleront avec vous pour trouver le bon assureur pour votre structure et pourront vous montrer les tenants et aboutissants de ce qui est couvert.

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