Comment réagir face à un impayé ?

“Des factures impayées ? Voici comment les traiter !”

D’après notre expérience, il est toujours difficile d’essayer de réclamer votre argent. C’est pourquoi nous avons préparé un mini-guide ci-dessous pour vous aider et vous assurer que vos factures sont payées !

Quand devriez-vous commencer à réagir en cas de facture impayée ?

Dès que possible : si vous utilisez logiciel de comptabilité ou de gestion de facturation, vous êtes déjà averti que la date de paiement de votre créance est passée. Vous n’avez pas encore reçu le paiement sur votre compte bancaire professionnel. À compter de la date d’échéance de la facture, vous avez passé dix jours, jusqu’à deux semaines, et rien ne s’est passé. Ne tardez pas, il faut maintenant réagir et contacter à nouveau votre débiteur par téléphone ou courrier électronique. L’objectif est de lui rappeler ses obligations ou obtenir des explications afin d’éviter une procédure contentieuse et d’essayer de trouver un arrangement ou une solution amiable.

Comment commencer à contacter votre client ?

La continuité de votre entreprise et de votre activité dépend du fait que vos clients vous paient à temps. La manière dont vous gérez vos factures et leurs paiements déterminent également votre réputation sur le marché. Avant d’entamer le processus de recouvrement de vos factures impayées, vous devez vous poser quelques questions : quelle est votre relation avec l’acheteur qui n’a pas (encore) payé sa créance ? Votre client est-il satisfait du travail que vous lui avez fourni ? Quelle est l’importance de votre acquéreur dans l’ensemble des choses, par exemple par rapport à votre clientèle ? Souhaitez-vous établir une relation à long terme avec lui ?

Quoi que vous fassiez ensuite, gardez les réponses à ces questions à l’esprit.

Envoyez le premier rappel pour signaler la créance non-payée

Envoyer une lettre directement à votre client peut sembler un peu intimidant au début. La meilleure façon d’approcher quelqu’un et d’éviter toute confusion dans l’écriture est toujours d’essayer d’abord de le joindre par téléphone. Bien entendu, si vous souhaitez disposer d’une preuve écrite, vous pouvez toujours envoyer un courrier électronique. Quelle que soit l’option que vous choisissez, facilitez la tâche du destinataire. Dites-lui qui vous êtes et à quelle facture vous faites référence.

À l’heure actuelle, il est encore un peu tôt pour être trop sévère. Après tout, il se peut que ce soit un accident de votre acheteur. Il se peut qu’il ait tout simplement oublié de payer. Peut-être qu’il a reçu le produit mais qu’il a constaté que quelque chose n’allait pas. Peut-être qu’il manquait des informations sur votre facture. Quoi qu’il en soit, encouragez votre clientèle à vous contacter au cas où il aurait des remarques à formuler.

L’envoi d’un simple rappel comme celui-ci montre que vous assurez toujours un suivi auprès de votre client et que vous êtes prêt à construire une relation à long terme. Profitez de cette opportunité !

Il est temps d’envoyer un deuxième rappel face à la facture non réglée

Vous n’avez pas eu de réaction à votre premier rappel ? Il est maintenant temps d’envoyer un deuxième rappel. La meilleure façon de le faire est d’utiliser une lettre ou un courriel de la vieille école.

Cette fois, vous pouvez être un peu plus strict et rappeler à votre client les conditions générales mentionnées sur votre facturation, ou mieux encore, les conditions générales signées au préalable avant de faire un travail avec vous. Vous pouvez également rappeler à votre débiteur qu’il risque d’être confronté à des intérêts de retard.

La phase de recouvrement

Toujours rien ? Il est temps de passer aux choses sérieuses. Si, après ces deux séries de rappels, vous ne recevez toujours rien, il est temps d’envoyer un troisième rappel par lettre recommandée. À partir de cette mise en demeure, vous pouvez demander l’amende pour manquement que vous avez stipulée dans vos conditions générales en cas de manquement.

Faites-vous aider par un professionnel

Vous n’obtenez toujours rien ? Il est temps de faire venir les gros bonnets et d’obtenir une aide professionnelle. Lorsque vous engagez un professionnel, il est plus probable que votre débiteur change d’avis et commence à payer.

Vous devez vous adresser à une agence de recouvrement professionnelle : ces sociétés sont spécialisées dans le recouvrement des créances des entreprises et des particuliers. Elles doivent impliquer le tribunal à cette fin. Ainsi, vous pouvez maintenir votre relation professionnelle avec votre client. La plupart du temps, leur modèle commercial est basé sur le principe « pas de rémunération sans résultat ». Et lorsqu’ils réussissent, ils prélèvent un pourcentage du montant perçu. Ne réussissent-ils pas à obtenir votre argent ? Dans ce cas, vous n’avez pas non plus à payer quoi que ce soit. Le seul risque de ce genre de situation est que vos acheteurs sachent probablement que ces sociétés de recouvrement ne les poursuivront pas en justice et ne prendront pas leurs efforts au sérieux.

Vous pouvez également demander l’assistance d’un huissier dans le cadre d’une procédure de recouvrement à l’amiable ou d’une procédure judiciaire au tribunal. Dans le cas d’un recouvrement à l’amiable, l’huissier envoie d’abord une lettre de mise en demeure à la société débitrice. L’huissier de justice agit en tant que médiateur pour aider à recouvrer le montant impayé sans avoir à aller au tribunal. Chaque huissier est libre de fixer son prix pour un recouvrement à l’amiable. Dans le cas d’une procédure judiciaire, l’huissier entre également en jeu. L’huissier est la personne qui remet l’assignation à votre client. Cette perspective est parfois déjà suffisante pour effrayer les mauvais payeurs afin qu’ils remboursent leur dette à ce moment-là. Si le tribunal prend une décision, l’huissier peut réclamer le montant dû au débiteur à son domicile et, si nécessaire, procéder à la confiscation. Chaque fois qu’il y a une procédure judiciaire, l’huissier est payé avec des honoraires fixés par la loi.

Faites appel à un avocat

L’avocat commence par vous adresser une mise en demeure ou engager une procédure d’injonction de payer. Les honoraires pour ces services peuvent aller jusqu’à 250 euros, selon les tarifs fixés par les cabinets en France. Si votre client ne répond pas à une lettre du cabinet d’un avocat avec un en-tête, l’avocat peut engager une procédure judiciaire. Ou bien, de manière à ce que tout le monde le comprenne, il poursuivra votre acheteur en justice. À partir du moment où vous intentez une action en justice, vous devez tenir compte de tous les frais supplémentaires que cela implique, des frais d’enregistrement par acte, des frais d’envoi d’une citation à comparaître, d’un droit prélevé pour l’inscription au rôle des audiences, des frais de plaidoirie et des frais de procédure. L’avocat est la personne qui défend vos intérêts au tribunal. Si la décision est à votre avantage, vous pouvez alors recouvrer la créance par défaut, votre clause pénale, vos intérêts de retard et les frais de justice que vous avez d’abord dû vous rembourser. Le débiteur, s’il est condamné, doit payer les frais de justice. À cela s’ajoutent les frais d’exécution de la décision (par exemple la confiscation) et 700 euros au tribunal de commerce sont également à la charge du consommateur. Sauf si vous ne pouvez pas récupérer votre argent parce que votre client est soit insolvable, soit en faillite. Cela peut sembler difficile et vous prendre beaucoup de temps, mais si votre facture est supérieure à 1000 euros, que vous avez clairement indiqué vos conditions à l’avance et que votre acquéreur est solvable, cela peut être une voie intéressante à suivre.

L’avocat examine si la créance peut faire l’objet de cette procédure. Si c’est le cas, vous passerez à la deuxième étape.

L’huissier de justice envoie une mise en demeure de payer, accompagnée de toutes les pièces justificatives nécessaires et d’un formulaire de réponse à votre client). À ce moment, l’huissier peut aussi déjà vérifier la solvabilité du débiteur.
C’est maintenant à la société débitrice de décider. Votre acheteur dispose d’un mois au plus tard pour payer ou demander des facilités de paiement ou contester la dette.

Si le consommateur ne répond pas ou ne respecte pas les facilités de paiement qui lui ont été accordées, l’huissier établit un procès-verbal de non-contestation. Concrètement, cela signifie que l’huissier peut faire exécuter le procès-verbal. Comme vous pouvez le constater, cette procédure est rapide et efficace. Un autre grand avantage est que vous n’avez pas besoin d’aller en justice et que vous êtes donc moins susceptible de mettre en péril votre relation commerciale.

Une agence de recouvrement ? Un agent de recouvrement ? Un avocat ? Une procédure judiciaire ? C’est à vous de déterminer combien de temps et d’argent vaut le recouvrement de votre facture.

C’est également à vous de choisir si vous voulez poursuivre votre client en justice et mettre votre relation commerciale en jeu. Veillez à avoir une bonne dose de patience lorsque vous mettez en place cette procédure : Le recouvrement d’une créance peut prendre jusqu’à six mois environ.

L’assurance crédit pour vous protéger des factures impayées

Vous cherchez un moyen d’obtenir une plus grande sécurité juridique sans avoir à aller jusqu’au tribunal ? L’assurance-crédit permet de garantir toutes vos créances grâce à la mise en place d’une police avec un assureur crédit.

L’assurance crédit est un produit spécifique qui protège les entreprises contre le risque que les clients ne paient pas leurs factures et la couverture de crédit est souvent une condition pour sécuriser les chaînes d’approvisionnement et le financement du commerce afin de protéger la trésorerie de nombreuses entreprises. Elle couvre un fournisseur de biens et de services contre le risque de non-paiement par ses débiteurs en raison d’une défaillance ou d’une insolvabilité délibérée.

En l’absence d’assurance-crédit et afin d’éviter les pertes liées aux risques de crédit, les fournisseurs n’auraient d’autre choix que de s’en remettre soit le prépaiement intégral des biens et services par les acheteurs ou la recherche d’un tiers qui est prêt à prendre le risque de crédit. La couverture peut être souscrite pour couvrir un seul client ou l’ensemble de la clientèle. Elle intervient dès qu’une défaillance est officiellement déclarée.

Comme une police d’assurance-crédit répond à la cause immédiate de la perte, qui est le défaut ou le non-paiement d’une facture de fourniture, la couverture ne tient pas compte de la cause sous-jacente de la perte.

En d’autres termes, le non-paiement ou la défaillance sont couverts à moins que les conditions de la police n’excluent un risque ou un événement particulier.

Les assurés doivent vérifier très soigneusement les conditions de leur police avant de demander une couverture. Une fois la couverture obtenue, il est essentiel qu’un assuré examine attentivement les procédures requises par la police et établisse des procédures internes afin de pouvoir se conformer efficacement aux diverses obligations de déclaration et d’enregistrement requises par un assureur-crédit.

Ces procédures peuvent comprendre :

Cela devrait permettre d’éviter des retards et des obstacles en cas de sinistre.

Le non-respect d’une clause contractuelle par un assuré ne donne pas à l’assureur le droit de refuser de couvrir le sinistre. Toutefois, il peut réduire sa responsabilité pour tenir compte de tout préjudice subi par l’assureur en raison du non-respect par l’assuré d’une clause ou condition contractuelle (si l’assureur peut prouver ce préjudice).

Par exemple, si un assuré a négligé de signaler un état de défaut dans le délai requis, mais ne l’a fait que quelque temps plus tard, avec pour conséquence une détérioration du préjudice, l’assureur pourra alors réduire sa responsabilité au préjudice qui aurait été subi si l’assuré avait respecté le délai de l’obligation de déclaration.

Le non-respect des conditions de la police d’assurance entraînera également des litiges avec les assureurs et des retards de paiement par l’assureur, ce qui pourrait avoir un impact important sur la trésorerie de l’assuré.

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