On se trouve en situation de dépassement de garantie quand l’entreprise qui vend dépasse les agréments accordés par l’assureur crédit. L’agrément de garantie est une limite fixée par la société d’assurance-crédit sur un client de l’entreprise. Cet agrément correspond au montant maximum que l’assureur crédit garantit sur un acheteur.
En cas d’impayé, l’entreprise ne pourra être indemnisée qu’à hauteur des agréments accordés. Dans le cadre d’un contrat d’affacturage, le factor peut accepter, sous certaines conditions, de financer des factures en dépassement de garantie alors que le montant de l’agrément est inférieur à l’encours client.
Les agréments de garantie, aussi appelées couvertures de garantie, sont accordées par la compagnie d’assurance crédit qui procède à un examen préalable du risque et rend un arbitrage portant sur le montant requis par l’assuré. Ces agréments fixés par l’assureur peuvent varier à tout moment de la vie du contrat.
Il est possible de faire appel de la décision concernant les agréments si votre assureur ne donne pas une réponse positive. C’est la procédure d’insistance. Cette procédure a des chances d’aboutir si vous avez des éléments d’informations sur votre débiteur susceptibles d’influer sur la décision de l’assureur.
De même tout au long de la durée du contrat, il est possible de demander des couvertures supplémentaires sur l’un de vos clients. La compagnie surveille chacun des acheteurs assurés en évaluant le risque lié à une augmentation de la couverture. En cas de réponse négative, l’assureur informe rapidement l’assuré avec une explication claire sur le motif de refus.
Que faire en cas de dépassement de garantie
Si malgré, vos demandes auprès de votre assureur crédit, vos agréments de garantie ne sont pas accordés ou supprimés, il vous reste la possibilité de demander à un établissement financier spécialisé du renseignement garanti sur votre acheteur. Cette solution vous permet d’obtenir, en cas de succès d’analyse de la santé financière et d’une étude de solvabilité de votre débiteur, une couverture contre les impayés jusqu’à 95% du montant de la facture.
Suite à cette étude, l’assureur donne un encours client maximum qu’il peut couvrir sur 3, 6 ou 12 mois.
Ces études garanties permettent de :
- d’éviter la défaillance de vos partenaires sans limitation de montant.
- de combler un manque de limite de décaissement trop faible ou un refus de votre assureur-crédit.
- de répondre à un besoin de couverture ponctuel sur un acheteur.
- d’augmenter les conditions de crédit accordées à vos clients refusés ou mal notés chez les compagnies d’assurance crédit.
Avant d’accorder des délais de crédits à vos acheteurs, il est primordial de valider la santé financière de vos partenaires et leur capacité de payer leurs factures. Ces études vont bien au delà des comptes publiés par les entreprises grâce à des investigations poussés des analystes spécialisés et des sources d’informations actualisés très vastes. Les études sont complétés par des projections de la société à court et moyen terme.
Les causes du dépassement de garantie
Le dépassement de garantie survient lorsqu’une entreprise dépasse les limites de couverture fixées par son assureur-crédit sur un client donné. Plusieurs facteurs peuvent expliquer cette situation :
1. Croissance rapide des ventes avec un client
Lorsque les ventes augmentent soudainement avec un client, l’encours peut dépasser l’agrément initialement accordé par l’assureur. Ce phénomène est fréquent dans les entreprises en expansion ou celles qui obtiennent un contrat important avec un client existant.
2. Détérioration soudaine de la solvabilité du client
Un changement dans la situation financière d’un client peut entraîner une révision à la baisse ou une suppression de l’agrément de garantie. Une baisse du chiffre d’affaires, des difficultés de paiement signalées par d’autres fournisseurs ou des incidents financiers peuvent influencer la décision de l’assureur.
3. Réduction du plafond de garantie par l’assureur
L’assureur-crédit peut décider de revoir à la baisse les garanties accordées en raison d’une réévaluation du risque. Cette décision peut être motivée par des éléments extérieurs comme une conjoncture économique défavorable, un secteur en crise ou des indicateurs financiers négatifs sur l’acheteur.
4. Mauvaise anticipation du besoin en couverture
Certaines structures ne surveillent pas suffisamment leur encours client en lien avec les garanties accordées par l’assureur. Un manque de suivi rigoureux peut engendrer un dépassement de garantie involontaire, exposant ainsi l’entreprise à un risque accru d’impayés.
Les risques liés au dépassement de garantie
Lorsque l’encours dépasse le plafond fixé par l’assureur-crédit, l’entreprise se retrouve dans une situation à risque, notamment :
1. Exposition accrue aux impayés
Sans garantie suffisante, une sociétés est directement impactée par un défaut de paiement de son client. En cas de faillite de ce dernier, l’absence de couverture peut engendrer des pertes importantes.
2. Impact sur la trésorerie et le fonds de roulement
Un impayé important peut mettre en difficulté la trésorerie d’une entreprise, notamment si celle-ci a engagé des coûts pour produire ou livrer une commande. Le fonds de roulement peut être affecté, rendant plus difficile le financement des opérations courantes.
3. Risque de litige avec l’assureur-crédit
Si une entité commerciale dépasse son agrément sans en avoir informé son assureur, elle peut rencontrer des difficultés pour obtenir une indemnisation en cas d’impayé. L’assureur pourrait refuser toute prise en charge, arguant du non-respect des conditions de couverture.
4. Conséquences sur la relation commerciale avec le client
Si une entreprise réduit brutalement ses crédits commerciaux en raison d’un manque de garantie, elle risque de détériorer sa relation avec son client. Ce dernier peut percevoir un manque de confiance, voire se tourner vers un autre fournisseur.
Les stratégies pour anticiper et éviter le dépassement de garantie
Pour éviter de se retrouver en situation de dépassement de garantie, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :
1. Mise en place d’un suivi des encours en temps réel
Il est essentiel d’instaurer un système de suivi régulier des encours clients et des garanties accordées. Un logiciel de gestion du poste client ou un tableau de bord de suivi peut permettre d’anticiper un dépassement avant qu’il ne se produise.
2. Diversification du portefeuille clients
Ne pas dépendre d’un seul ou de quelques clients permet de réduire l’exposition aux dépassements de garantie. En répartissant les risques sur plusieurs acheteurs, l’entreprise diminue l’impact potentiel d’un refus de garantie.
3. Recours à des solutions complémentaires comme l’assurance-crédit complémentaire
Il existe des solutions permettant d’obtenir une couverture supplémentaire en cas de refus ou de réduction de l’agrément initial. Certaines compagnies proposent des garanties excédentaires qui permettent d’augmenter la protection sur des clients jugés à risque.
4. Négociation avec l’assureur pour ajuster les garanties
Les assureurs-crédit peuvent parfois revoir leurs décisions si des éléments justifiant une augmentation de l’agrément leur sont fournis (bilans financiers récents, garanties apportées par le client, historique des paiements). Il est donc recommandé d’entretenir un dialogue constant avec son assureur.
L’affacturage et le dépassement de garantie
L’affacturage peut être une solution pour financer des créances même en cas de dépassement de garantie, sous certaines conditions.
1. Le rôle du factor dans la gestion du dépassement de garantie
Les sociétés d’affacturage (factors) ne se basent pas uniquement sur les garanties d’assurance-crédit pour financer les factures. Elles peuvent accepter de racheter des créances en dépassement de garantie, en fonction de la qualité du portefeuille clients et de l’historique de paiement des acheteurs.
2. Financement des créances en dépassement sous conditions
Certains factors acceptent de financer des factures en dépassement de garantie si :
- L’entreprise a une bonne situation financière.
- L’acheteur présente des indicateurs rassurants malgré la décision négative de l’assureur.
- Un engagement de paiement est obtenu de la part du client.
3. Avantages et limites de l’affacturage pour pallier ce risque
L’affacturage permet de transformer rapidement une créance en liquidités, même si elle n’est pas totalement garantie. Toutefois, le coût du financement peut être plus élevé si le factor considère le risque comme important.
Les alternatives à l’assurance-crédit pour couvrir un dépassement de garantie
Si une société ne peut pas obtenir de garantie suffisante de la part de son assureur-crédit, elle peut explorer d’autres solutions pour se protéger contre les impayés.
1. L’auto-assurance et la constitution d’une provision pour risque
Une entreprise peut choisir d’auto-financer le risque d’impayé en mettant en place une provision spécifique. Cette approche nécessite d’avoir une trésorerie solide pour absorber d’éventuelles pertes.
2. L’utilisation de garanties bancaires (caution, crédit documentaire)
Les banques peuvent proposer des instruments de garantie tels que :
- La caution bancaire : Une garantie émise par la banque en cas de défaut de paiement du client.
- Le crédit documentaire : Un engagement de paiement irrévocable sous réserve du respect des conditions définies dans le contrat.
3. Le recours à des assureurs spécialisés en couverture excédentaire
Certains assureurs se spécialisent dans la couverture des créances en dépassement de garantie. Ils réalisent des analyses financières poussées pour déterminer s’ils peuvent accorder une garantie complémentaire sur un client spécifique.
Le dépassement de garantie est une situation qui peut fragiliser une entreprise si elle n’est pas anticipée. Il est essentiel d’adopter une gestion rigoureuse des encours clients, d’explorer des solutions alternatives comme l’affacturage ou les garanties bancaires, et de maintenir un dialogue permanent avec les assureurs-crédit pour optimiser la couverture du risque client.
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